Análise da estrutura organizacional e dos processos administrativos na empresa Matheus Informática LTDA

Abstract

Introdução Nos dias atuais o mercado da tecnologia está cada vez mais competitivo, oferecendo aos consumidores inúmeras opções de escolha, no que diz respeito ao atendimento, preço, comodidade e qualidade. O mercado virtual vem crescendo rapidamente oferecendo vantagens em relação ao comércio físico, o que impõe que as empresas estejam preparadas para enfrentar essas mudanças. Para uma organização, seja ela grande ou pequena, ter condições de oferecer um bom atendimento, preço competitivo e produtos de qualidade, ela precisa primeiramente estar organizada internamente em sua estrutura e processos. A estrutura organizacional é a base que sustenta as atividades da organização estabelecendo os caminhos dos processos para o alcance das metas e objetivos. Na perspectiva de Maximiano (2004, p.112) “a estrutura organizacional define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupo”. A estrutura organizacional define os setores alocando as pessoas para exercerem determinas funções. A pesquisa buscou, além de analisar como se apresenta a estrutura organizacional na empresa Matheus Informática, também conhecer como os processos administrativos estão sendo desenvolvidos na mesma. Para Chiavenato (2000), toda ação estratégica necessita ser planejada, organizada, dirigida e controlada. Desse modo essas ações juntas formam o chamado processo administrativo e quando tratadas separadas são denominadas funções administrativas. Neste contexto, a pesquisa objetivou analisar a estrutura organizacional e os processos administrativos na empresa Matheus Informática, através do resgate teórico dos temas para que fosse possível identificar a estrutura organizacional adotada pela organização e como a mesma desenvolve os processos administrativos nos seus diferentes setores. Metodologia A pesquisa quanto à natureza classifica-se como aplicada, que conforme Zamberlan (2014, p.94), “visa a gerar conhecimentos para aplicação prática, voltados à solução de problemas específicos da realidade”. Quanto à abordagem a pesquisa classifica-se como qualitativa, levando em consideração a relação dinâmica entre a realidade e o sujeito. De acordo com Zamberlan (2014, p. 94), “não requer uso de métodos e técnicas estatísticas. O ambiente natural é a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador é o instrumento-chave”. Quanto aos objetivos classifica-se como exploratória que na perspectiva de Vergara (2007, p.47), “é realizada em área na qual há pouco conhecimento acumulado, e sistematizado”, também como descritiva, que para Zamberlan (2014, p.96), “visa a identificar, expor e descrever os fatos ou fenômenos de determinada realidade em estudo, características de um grupo, comunidade, população ou contexto social”. Quanto aos procedimentos técnicos a pesquisa é classificada como pesquisa bibliográfica, pesquisa de campo, estudo de caso, de observação e participante. A pesquisa participante, na percepção de Vergara (2007, p.49), “dela tomam parte pessoas implicadas no problema sob investigação, fazendo com que a fronteira pesquisador/pesquisado, ao contrário do que ocorre na pesquisa tradicional, seja tênue”. Para a obtenção dos dados foi utilizado um instrumento de coleta de dados com questões semi estruturadas, no qual as perguntas realizadas ao gerente da empresa buscaram identificar como a mesma se organiza quanto à estrutura e como desenvolve seus processos administrativos. Após a obtenção das respostas da entrevista com o gerente da organização, as mesmas foram analisadas e transcritas no relatório, objetivando fazer uma comparação com a teoria estudada, permitindo identificar o cenário atual da organização. Com a análise das respostas obtidas buscou-se a resposta para a questão de estudo além de atender os objetivos específicos propostos. A análise ocorreu de forma qualitativa por meio das técnicas de análise de conteúdo e de discurso. Resultados A realização da pesquisa buscou atender ao objetivo geral bem como aos específicos, analisando a estrutura organizacional da empresa Matheus Informática e como a mesma desenvolve seus processos administrativos. Através dos dados obtidos foi possível identificar que mesmo de maneira informal a empresa trabalha de forma organizada tanto em sua estrutura como nos processos desenvolvidos. Desde o início do ano a organização passa por uma transformação no que diz respeito à sua administração, pois seu proprietário se afastou das suas atividades para se dedicar a outra empresa de ramo distinto, deixando com o gerente a responsabilidade de administrar a empresa, trabalhando agora de forma independente, já que sua matriz encerrou suas atividades por decisão do proprietário. A estrutura adotada pela empresa pode ser definida como simples ou funcional, pois a mesma tem no topo o proprietário, que mesmo não estando presente na empresa e não participando da maioria dos processos, detém o poder maior de decisão sendo informado de todos os acontecimentos relevantes na organização. Abaixo dele está o gestor da empresa, que desenvolve as funções de administrador, traçando estratégias e metas, desenvolvendo funções de líder de equipe, além de participar dos processos nos variados setores da organização. A multifuncionalidade faz parte do dia a dia da empresa, levando em consideração que a mesma conta com um quadro de seis colaboradores, os quais acabam desenvolvendo outras funções além das que são impostas aos seus cargos. Quanto à análise dos processos administrativos, a empresa desenvolve as funções de planejamento, organização, direção e controle nos diferentes setores que compõem a organização. O planejamento ocorre nos níveis mais altos da estrutura organizacional, onde os objetivos, metas e estratégias são traçadas abrangendo toda a empresa, estabelecendo onde a empresa quer chegar e quais as estratégias necessárias para o alcance dos objetivos. Mesmo não tendo um planejamento estratégico formal, a empresa consegue estabelecer objetivos e meios para alcançá-los. A organização se dá de forma satisfatória para o momento vivido pela empresa, levando em consideração que dispõe de uma estrutura adequada para atender a atual demanda e oferecer um ambiente adequado aos colaboradores. Como se trata de uma empresa pequena, o acompanhamento das tarefas ocorre de maneira simples e muitas vezes diária. O gestor desenvolve o papel de líder da equipe, dirigindo as tarefas e acompanhando os resultados. A Matheus Informática faz uso de muitos instrumentos de controle, além de buscar constantemente a padronização das atividades executadas na organização. Muitos dos procedimentos têm a finalidade de facilitar o controle dos resultados, fornecendo informações importantes para o desenvolvimento e aprimoramento da organização. Conclusão O presente trabalho de conclusão de curso objetivou analisar a estrutura organizacional e os processos administrativos desenvolvidos na empresa Matheus Informática Ltda. Diante da análise foi possível identificar como a empresa está organizada e como desenvolve as funções administrativas nos diferentes setores da organização. Apesar de ser uma empresa pequena e com poucos colaboradores, a mesma está bem estruturada do ponto de vista administrativo, tendo como gestor uma pessoa que possui conhecimentos e experiência administrativa e que procura sempre aplicá-los em prol do desenvolvimento e crescimento da empresa. A empresa por menor que seja, faz uso de todas as ferramentas administrativas simplesmente pelo fato que nenhuma organização existe sem que exista um objetivo a ser alcançado, dessa maneira planejando, organizando, dirigindo e controlando suas ações e tarefas, além de alocar pessoas e recursos em uma estrutura organizacional seja ela formal ou informal. O estudo proporcionou o aprofundamento do tema proposto, fazendo com que a pesquisa bibliográfica contribuísse para a análise da realidade empresarial, sustentando assim os objetivos propostos pelo presente trabalho.